Voorbelasting terugvorderen: het geld dat vakmannen missen
Je betaalt BTW op je gereedschap, materiaal en diensten. Maar je kunt dat geld terugvorderen. Hoe werkt het, en waar let je op?
Wat is voorbelasting en waarom is het geld voor jou?
Je bent schilder, loodgieter of elektricien. Je koopt verf, leidingwerk, gereedschap, en je betaalt daarop 21 procent BTW (of 9 procent voor bepaalde diensten). Die BTW die je betaalt, heet voorbelasting.
Het goede nieuws: je hoeft die niet zelf te dragen. Je kunt die voorbelasting terugvorderen via je maandelijkse of driejaarlijkse BTW-aangifte bij de Belastingdienst. Dit is geen gunst, maar een recht dat hoort bij ondernemen.
Hoe meer je inkoopt, hoe meer je terugvordert. Dat geld kan aanzienlijk zijn, vooral voor vakmannen die veel materiaal kopen of dure gereedschappen aanschaffen.
Wie mag voorbelasting terugvorderen?
Niet iedereen. Je mag voorbelasting terugvorderen als je:
- Ondernemersactiviteiten uitvoert (je bent ZZP'er, vrijberoeper of bedrijf)
- Geregistreerd bent bij de Belastingdienst voor BTW
- Facturen hebt met de juiste gegevens
- Diensten of goederen inkoopt die je voor je bedrijf nodig hebt
Als je bijvoorbeeld als schilder een ladder koopt die je voor je werk gebruikt, mag je de BTW op die ladder terugvorderen. Maar als je dezelfde ladder voor privégebruik koopt, niet.
Wat moet op een inkoopfactuur staan?
Niet elke bon of factuur telt. De Belastingdienst is streng. Voor voorbelasting moet je factuur bevatten:
- Naam en adres van de leverancier
- Je eigen naam en adres (als afnemer)
- Het BTW-identificatienummer van de leverancier
- Factuurnummer en factuurdatum
- Duidelijke omschrijving van wat je koopt
- Het bedrag en de BTW-verhouding (21%, 9%, 0% enzovoort)
- Het totaalbedrag inclusief BTW
Een winkelbon van de bouwmarkt waar alleen een bedrag staat, telt niet. Zorg dat je altijd een volledige factuur aanvraagt of dat je bonnen goed bijhoudt.
Hoe veel kun je terugvorderen?
Dat hangt af van je inkoopkosten. Stel je bent elektricien en je koopt per maand voor 2000 euro aan materiaal (exclusief BTW). Dan betaal je daarop 420 euro BTW (21%). Die 420 euro kun je terugvorderen.
Over een jaar loopt dat op tot ruim 5000 euro. Voor veel vakmannen is dit een aanzienlijk bedrag dat direct je cashflow helpt.
Belangrijk: je vordert alleen de BTW terug die je hebt betaald op inkoopfacturen. Je eigen verkoopfacturen aan klanten bevatten ook BTW, die dien je af. Het verschil tussen inkomende en uitgaande BTW bepaalt of je geld terugkrijgt of betaalt.
Stap voor stap: hoe werk je het in?
Stap 1: Verzamel je inkoopfacturen.
Bewaar elke factuur of bon. Zorg dat ze compleet zijn (zie hierboven). Als je online inkoopt, download en sla je facturen op. Bonnen van contante aankopen scan je (foto's tellen ook, zolang ze duidelijk leesbaar zijn).
Stap 2: Voer ze in je administratie in.
Je hoeft niet alles handmatig uit te typen. Je kunt bonnen fotograferen en laten scannen, of rechtstreeks in je factuurprogramma invoeren. Een goed systeem helpt je hier: je ziet direct hoeveel voorbelasting je hebt.
Stap 3: Zet ze op je BTW-aangifte.
Een keer per maand of per kwartaal geef je je BTW aan. Je voert in hoeveel BTW je hebt ingehouden op verkoopfacturen, en hoeveel je hebt betaald op inkoopfacturen. De Belastingdienst berekent het verschil.
Stap 4: Ontvang je geld.
Als je meer voorbelasting hebt betaald dan je hebt ingehouden, krijg je geld terug. Dit kan enkele weken tot maanden duren, afhankelijk van hoe snel de Belastingdienst werkt.
Veelgemaakte fouten
Fouten op facturen. Een factuur zonder je eigen adres, of zonder BTW-id van de leverancier, wordt niet geaccepteerd. Check dit voordat je betaalt.
Privé en zakelijk door elkaar. Je kunt alleen voorbelasting terugvorderen op inkoopfacturen voor je bedrijf. Als je voor jezelf een gereedschapskist koopt, telt dit niet.
Bonnen van tevoren niet controleren. Vraag bij grote aankopen altijd een volledige factuur, niet alleen een bon. Dit scheelt later gedoe.
Facturen niet bijhouden. Als je bonnen kwijtraakt of niet ordent, kun je ze niet terugvorderen. Dus: bewaar ze, scan ze, of voer ze direct in.
Hoe een factuurprogramma je helpt
De meeste vakmannen doen dit met losse Excel-sheets of zelfs schoenendozen vol bonnen. Dat is foutgevoelig en kost tijd.
Een goed systeem helpt je facturen en bonnen automatisch te verzamelen, en je ziet direct hoeveel voorbelasting je tot nu toe hebt. Je kunt bonnen fotograferen, en het programma leest ze uit. Geen handmatig overtypen.
Bovendien kan je boekhouder of belastingadviseur rechtstreeks zien wat je hebt ingevoerd, dus je hoeft niet alles per post door te sturen.
De KOR-regeling: nog simpeler
Als je klein bent en minder dan 6500 euro per jaar omzet, kun je gebruikmaken van de KOR-regeling (Kleine Ondernemersregeling). Dit betekent dat je geen BTW hoeft af te dragen, maar je mag wel voorbelasting terugvorderen.
Dit vereenvoudigt je administratie aanzienlijk. Je hebt dan geen maandelijkse BTW-aangifte nodig, maar je moet je inkoopfacturen nog wel goed bijhouden.
Samengevat
Voorbelasting terugvorderen is geld dat je terecht toekomt. Het enige wat je hoeft te doen is je inkoopfacturen goed bijhouden, ze correct invoeren, en ze op je BTW-aangifte aangeven.
De Belastingdienst controleert stevig, dus zorg dat je facturen compleet zijn. En zorg dat je privé en zakelijk gescheiden houdt.
Wil je dit niet meer handmatig doen, en je facturen slim organiseren? Log in en probeer SpreekFactuur - je regel-assistent die je inkoopfacturen scant, opslaat en automatisch meeneemt in je BTW-overzicht.
Bronnen
Je administratie, geregeld.
appjeboekhouding is je boekhoud-assistent voor ZZP'ers: spreek of typ wat je nodig hebt en je facturen, bonnen en planning staan klaar. Gratis starten.
Start gratis