Algemene Voorwaarden

1. Definities

appjeboekhouding: het online bedrijfsplatform aangeboden door Appje B.V. (KVK 42127670), inclusief alle modules en functionaliteiten, ook aangeboden via appjeboekhouding.nl en bereikbaar via de web-app en via de WhatsApp-assistent. Gebruiker: iedere natuurlijke of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en die een account aanmaakt. Dienst: het appjeboekhouding-platform inclusief spraakherkenning, AI-verwerking, facturatie, CRM, planning, urenregistratie, boekhouding en alle overige modules. Module: een afzonderlijk onderdeel van de Dienst dat apart of als onderdeel van een abonnement beschikbaar is.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Dienst. Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, ga je akkoord met deze voorwaarden en onze privacyverklaring.

Zakelijk gebruik (B2B). De Dienst is uitsluitend bestemd voor gebruik in de uitoefening van je beroep of bedrijf, als zelfstandige, mkb-ondernemer of rechtspersoon. Je gebruikt appjeboekhouding niet als consument. Dwingend consumentenrecht, waaronder de regels over stilzwijgende verlenging en opzegging van abonnementen (Wet van Dam), is daarom niet van toepassing, voor zover die regels al op zakelijke afnemers van toepassing zouden zijn.

3. Account

• Je bent verantwoordelijk voor de juistheid van je accountgegevens en het vertrouwelijk houden van je inloggegevens.
• appjeboekhouding is niet aansprakelijk voor ongeautoriseerd gebruik van je account.
• Eén account is bedoeld voor één bedrijf of zelfstandige. Het delen van accounts is niet toegestaan.
• Je verklaart de Dienst uitsluitend zakelijk af te nemen, in de uitoefening van je beroep of bedrijf, en niet als consument.

4. Dienstverlening

• appjeboekhouding biedt een spraakgestuurd bedrijfsplatform met modules voor facturatie, offertes, CRM, planning, urenregistratie, uitgavenbeheer, financieel overzicht en meer.
• De Dienst wordt aangeboden “zoals deze is” (as is). Wij streven naar 99,5% beschikbaarheid maar garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd; spoedonderhoud kan zonder aankondiging plaatsvinden.
• De AI-verwerking (spraakherkenning en gegevensextractie) is een hulpmiddel. De Gebruiker blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid van facturen, offertes en overige documenten.
• Grootboek- en boekingsvoorstellen zijn suggesties. Een voorgestelde grootboekrekening, btw-code of categorisering is een geautomatiseerde inschatting. De Gebruiker controleert en corrigeert deze vóór verwerking in de aangifte of de jaarrekening.
• Doorzetten naar een gekoppeld boekhoudpakket (zoals Exact, Moneybird, e-Boekhouden of Jortt) gebeurt op aanwijzing van de Gebruiker. De Gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de doorgezette gegevens en voor de definitieve verwerking in dat pakket.
• Wij mogen de Dienst wijzigen, uitbreiden of modules toevoegen. Bij substantiele wijzigingen aan bestaande functionaliteit informeren wij je minimaal 30 dagen vooraf.
• De Dienst maakt gebruik van diensten van derden, waaronder Supabase (database), AWS (AI), Deepgram (spraak), Mollie (betalingen), Google (agenda/contacten), Meta (WhatsApp Business Cloud API, voor de WhatsApp-assistent) en boekhoudpakketten zoals Moneybird, Exact en e-Boekhouden, en - indien gekoppeld - banken via PSD2. Wij zijn geen partij bij de overeenkomst tussen jou en deze derden en zijn niet aansprakelijk voor hun storingen, wijzigingen, onjuiste gegevens of beschikbaarheid.
• Overmacht: wij zijn niet aansprakelijk bij overmacht, waaronder storingen bij hosting-, AI-, spraak-, betaal- of internetdiensten, cyberaanvallen, stroomuitval en overheidsmaatregelen. Bij overmacht mogen wij de Dienst opschorten; duurt deze langer dan 30 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst beeindigen zonder schadeplicht.

5. Abonnementen & betaling

• Je probeert de Dienst eerst 7 dagen gratis. Zonder lopend abonnement is het gebruik beperkt; je gegevens blijven bewaard en je kunt ze exporteren.
• Betaalde abonnementen worden per maand of per jaar vooraf geincasseerd via Mollie (automatische incasso, na een eenmalige verificatiebetaling van 1 cent via iDEAL), afhankelijk van de gekozen periode. Op een jaarabonnement krijg je korting ten opzichte van maandelijks betalen; de actuele prijzen staan op de website.
• Gratis proefperiode: nieuwe betaalde abonnementen starten met een gratis proefperiode van 7 dagen, waarbij je betaalmethode vooraf wordt geverifieerd met een eenmalige betaling van 1 cent. Zeg je vóór het einde van de proefperiode op, dan betaal je verder niets; anders start de automatische incasso daarna.
• Via partnerlinks kan een tijdelijke gratis premium-periode worden verstrekt; de duur hiervan staat vermeld bij het inwisselen van de code. Na afloop van deze periode stopt het betaalde abonnement, tenzij je zelf besluit door te gaan.
• Prijzen zijn exclusief BTW (21%) tenzij anders vermeld op de website.
• Looptijd en verlenging: een maandabonnement heeft een looptijd van een maand, een jaarabonnement een looptijd van een jaar. Zeg je niet vóór het einde van de lopende periode op, dan wordt het abonnement stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode: een maandabonnement telkens met een nieuwe maand, een jaarabonnement telkens met een nieuw heel jaar. Omdat je zakelijk (B2B) afneemt, blijft dat een vol jaar en wordt het niet omgezet naar een maandelijks opzegbaar abonnement.
• Let op bij een jaarabonnement: zeg je niet vóór het einde van het jaar op, dan loopt het een vol nieuw jaar door. Wil je maandelijks kunnen stoppen, kies dan het maandabonnement.
• Opzeggen: je kunt je opzegging op elk moment indienen via je account (Beheer abonnement) of per e-mail aan info@appjeboekhouding.nl. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende periode: bij een maandabonnement het einde van de lopende maand, bij een jaarabonnement het einde van het lopende jaar. Tot dat moment houd je toegang; daarna wordt het abonnement niet meer verlengd. Er geldt geen aparte opzegtermijn en reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd.
• Bij niet-tijdige betaling mogen wij de toegang tot (betaalde onderdelen van) de Dienst opschorten zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder aansprakelijk te zijn voor daaruit voortvloeiende schade.
• Wij mogen prijzen aanpassen. Prijswijzigingen worden 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd en gelden vanaf de volgende facturatieperiode; je mag dan kosteloos opzeggen.

6. Gebruik van AI, spraak & WhatsApp

• Audio-opnamen worden real-time verwerkt tot tekst en daarna verwijderd. Wij slaan geen audio op.
• Transcripten worden verwerkt met het Claude-taalmodel van Anthropic, via AWS Bedrock in de EU (Frankfurt), om gestructureerde bedrijfsgegevens te extraheren. Deze gegevens worden niet bewaard voor en niet gebruikt bij modeltraining.
• AI-resultaten zijn suggesties. Spraakherkenning en taalmodellen kunnen fouten maken of onjuiste informatie genereren (“hallucineren”). De Gebruiker controleert en bevestigt alle gegenereerde gegevens - waaronder bedragen, BTW-tarieven en totalen - voordat deze worden opgeslagen, verstuurd of voor een aangifte gebruikt.
• De output van de Dienst vormt geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies en vervangt geen boekhouder of belastingadviseur.
• Bonnenscanning via AI-beeldherkenning is een hulpmiddel; de Gebruiker controleert de herkende bedragen.
• De WhatsApp-assistent is een extra kanaal op dezelfde Dienst. Berichten, foto's en contacten die je naar de assistent stuurt, worden via Meta (WhatsApp Business Cloud API) verwerkt om je registraties en acties uit te voeren. Je koppelt je WhatsApp-nummer eenmalig aan je account; per nummer geldt één account.
• Stuur je een contact van je klant door, of laat je de assistent namens jou een bericht aan je klant sturen, dan ben jij verantwoordelijk voor een geldige grondslag/toestemming en voor het naleven van het WhatsApp Business-beleid van Meta. De assistent mag niet voor ongevraagde berichten (spam) worden gebruikt.
• Je blijft verantwoordelijk voor de juistheid van alles wat de assistent op jouw aanwijzing vastlegt of verstuurt.

De assistent is een hulpmiddel, jij controleert

• De assistent (spraak, chat en WhatsApp) is een hulpmiddel bij het voeren van je administratie. De Gebruiker controleert registraties en blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn administratie en aangiften.
• Bevestigingsmomenten gelden als akkoord. Wanneer de assistent een registratie of actie ter bevestiging voorlegt en jij bevestigt (in de app, per spraak of per bericht), geldt dat als jouw akkoord op die registratie of actie.
• Klopt er iets niet, corrigeer het dan via het correctiepad: registraties kun je aanpassen, verwijderen of (bij boekingen in het grootboek) storneren. Boekingen worden nooit stilletjes herschreven; correcties zijn altijd zichtbaar.
• Algemene informatie van de assistent of uit de kennisbank (bijvoorbeeld over btw, aftrekposten of regels) is algemene voorlichting en geen persoonlijk fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Raadpleeg voor je eigen situatie de Belastingdienst of een boekhouder/adviseur.

7. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de Dienst, software, logo's en content berusten bij Appje B.V.. De Gebruiker behoudt eigendom over zijn eigen data (facturen, klantgegevens, uren, etc.). Door het gebruik van de Dienst verleen je Appje B.V. een beperkte licentie om je data te verwerken ten behoeve van de dienstverlening.

8. Aansprakelijkheid

• appjeboekhouding is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste facturen, gemiste betalingen, foutieve AI-interpretatie, dataverlies of storingen.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor onjuiste grootboektoewijzingen, dubbele of ontbrekende boekingen die na het doorzetten naar een gekoppeld boekhoudpakket in dat pakket ontstaan, noch voor het gedrag of de beschikbaarheid van dat pakket.
• Schade die voortvloeit uit het gebruiken, versturen, boeken of indienen van AI-output die de Gebruiker niet heeft gecontroleerd, komt voor rekening van de Gebruiker.
• Onze aansprakelijkheid is primair beperkt tot het bedrag dat onze aansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert. Keert de verzekering niet uit, dan is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je in de voorafgaande 3 maanden aan ons hebt betaald.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, boetes of gemiste fiscale verplichtingen.
• Aansprakelijkheid ontstaat alleen na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, tenzij herstel blijvend onmogelijk is.
• Elke aanspraak vervalt indien deze niet binnen 12 maanden na het ontstaan ervan schriftelijk bij ons is gemeld.
• De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het maken van eigen back-ups/exports van zijn gegevens. Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies van gegevens, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde.
• De Gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van fiscale verplichtingen en de juistheid en volledigheid van zijn administratie en aangiftes. appjeboekhouding vervangt geen boekhouder of belastingadviseur.
• De Gebruiker vrijwaart Appje B.V. tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit de door de Gebruiker ingevoerde gegevens, verstuurde facturen, het niet-naleven van fiscale of wettelijke verplichtingen, of onrechtmatig gebruik van de Dienst.
• De hierboven genoemde beperkingen gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Appje B.V. of haar leidinggevenden.

9. Verboden gebruik

• Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor frauduleuze facturen of andere illegale doeleinden.
• Reverse engineering, scraping of overmatig geautomatiseerd gebruik van de API is niet toegestaan.
• Het opzettelijk overbelasten van de dienst (denial-of-service) is verboden.

10. Privacy

Wij verwerken persoonsgegevens conform onze privacyverklaring en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je gegevens worden primair in de EU verwerkt (database, hosting, AI en spraak). Een beperkt aantal subverwerkers is van oorsprong Amerikaans; voor zover doorgifte plaatsvindt, gebeurt dit onder erkende waarborgen (EU-VS Data Privacy Framework / SCC's). Zie de privacyverklaring voor het actuele overzicht. Voor de klantgegevens die jij in de Dienst vastlegt geldt onze verwerkersovereenkomst (jij verantwoordelijke, wij verwerker), die deel uitmaakt van deze voorwaarden.

11. Beeindiging

• Je kunt je account op elk moment verwijderen via je profielpagina of per e-mail aan info@appjeboekhouding.nl.
• Verwijder je je account terwijl je een betaald abonnement hebt, dan zeggen wij dat abonnement automatisch voor je op tegen het einde van de reeds betaalde periode. Je behoudt toegang tot dat moment; daarna wordt het abonnement niet meer verlengd. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd.
• Wij mogen je account opschorten of beeindigen bij misbruik, overtreding van deze voorwaarden of wanbetaling.
• Na beeindiging bewaren wij factuur- en financiele gegevens conform de wettelijke bewaarplicht (7 jaar). Overige gegevens worden binnen 30 dagen verwijderd.
• Je kunt voor beeindiging een export aanvragen van je gegevens (CSV/Excel).

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Bij substantiele wijzigingen stellen wij je minimaal 30 dagen vooraf per e-mail op de hoogte. Voortgezet gebruik na de wijzigingsdatum geldt als aanvaarding.

13. Toepasselijk recht & geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

14. Contact

Appje B.V. | KVK 42127670 | info@appjeboekhouding.nl