Factuur versturen na klus: 5 controlepunten die je betaling sneller maken (2026)

Veel zzp'ers besteden uren aan een klus en vergeten daarna de factuur goed af te ronden. Het gevolg is vertraging: de klant vraagt om een correctie, of de betaling blijft liggen tot er een herinnering komt. Hieronder vijf controlepunten die je in een paar minuten doorloopt voordat de factuur de deur uitgaat.

1. Staan je gegevens en die van de klant er goed op?

Een factuur moet minimaal je eigen naam en adres bevatten, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer als je btw-plichtig bent, en de naam en het adres van de klant. Ontbreekt er iets, dan kan de klant de factuur terugsturen of je boekhouder kan de voorbelasting niet verantwoorden. Controleer ook of het factuurnummer uniek en doorlopend is.

2. Is de btw juist toegepast?

Voor de meeste werkzaamheden in Nederland geldt het algemene btw-tarief van 21 procent. Voor bepaalde woningrenovaties kan het verlaagde tarief van 9 procent gelden, maar alleen onder voorwaarden die je zorgvuldig moet nagaan op belastingdienst.nl. Bij btw verleggen, bijvoorbeeld als onderaannemer, staat op de factuur geen btw maar een verwijzing naar de verleggingsregeling. Check dit voordat je verstuurt, want een verkeerd tarief is achteraf lastig te herstellen.

3. Staat de omschrijving duidelijk?

Schrijf concreet wat je hebt gedaan en welke materialen je hebt gebruikt. "Werkzaamheden badkamer" roept vragen op. "Vervangen douchemengkraan, 2 uur arbeid, materiaal volgens bon" is in één oogopslag duidelijk. Een duidelijke omschrijving voorkomt discussie en dus vertraging in de betaling.

4. Klopt het bedrag met de offerte?

Als je met een offerte werkte, vergelijk dan het eindbedrag met wat is afgesproken. Wijkt het af door meerwerk, leg dat dan apart uit op de factuur. Verrassingen zorgen bijna altijd voor langere betaaltermijnen. Controleer ook of je uurtarief en kilometervergoeding overeenkomen met wat je eerder hebt vastgelegd.

5. Heb je een betaaltermijn en een betaalmogelijkheid opgenomen?

Vermeld de betaaltermijn, meestal 14 of 30 dagen, en het rekeningnummer of een betaallink. Een factuur met een betaallink, zoals iDEAL, wordt in de praktijk vaker en sneller betaald dan een acceptgiro of een loos rekeningnummer. Stel ook een herinnering in: na het verstrijken van de termijn is een vriendelijke reminder het meest effectief.

Waarom dit telt voor je cashflow

Elke dag dat een factuur openstaat, is geld dat je al verdiend hebt maar nog niet op de rekening ziet. Bij een kleine onderneming kan dat het verschil maken tussen rustig doorwerken en krap staan aan het einde van de maand. Een vaste routine voor het versturen van facturen is daarom net zo belangrijk als het werk zelf.

Wil je deze stappen niet meer zelf onthouden? Met de boekhoud-assistent voor zzp'ers spreek je de klus in, en de assistent maakt een nette factuur of offerte met de juiste btw en een betaallink, houdt openstaande bedragen bij en stuurt herinneringen als de termijn verstrijkt. Geen boekhoudkennis nodig.

Bronnen

• Belastingdienst: factuureisen
• Ondernemersplein KvK: factureren
• Rijksoverheid: btw-tarieven