Kasstelsel of factuurstelsel: welk btw-stelsel past bij jou?

Bij je btw-aangifte komt vroeg of laat de vraag: tel je je omzet mee op de factuurdatum of pas als de klant betaalt? Dat is het verschil tussen het factuurstelsel en het kasstelsel. Voor de meeste vakmensen maakt het in de praktijk weinig uit, maar het bepaalt wel wanneer je btw moet afdragen, en voor sommige ondernemers is een van de twee zelfs verplicht. In deze gids leggen we het verschil in gewone taal uit, laten we zien welk stelsel waarschijnlijk voor jou geldt en wat het betekent voor je administratie.

Wat is het verschil precies?

Het verschil tussen de twee stelsels zit in een simpele vraag: kijk je naar de datum op de factuur, of naar de datum waarop er betaald wordt? Bij het factuurstelsel tellen je omzet en de btw mee zodra je de factuur verstuurt. Stuur je in maart een factuur, dan valt die omzet in het eerste kwartaal, ook als de klant pas in april betaalt. Bij het kasstelsel kijk je naar de betaaldatum: dezelfde factuur telt dan pas in het tweede kwartaal mee, want toen kwam het geld binnen. Hetzelfde geldt aan de kostenkant. Op het kasstelsel tellen je inkopen en de voorbelasting pas mee zodra jij je inkoopfactuur betaalt.

Welk stelsel geldt voor jou?

Je kiest niet helemaal vrij. De Belastingdienst koppelt het stelsel aan het soort onderneming. Lever je vooral aan particulieren en reken je meestal direct af, zoals een kapper, een winkel of de horeca? Dan is het kasstelsel meestal verplicht. Werk je vooral voor zakelijke klanten en stuur je facturen die later betaald worden? Dan is het factuurstelsel de standaard. Veel vakmensen vallen onder het factuurstelsel. Twijfel je, bijvoorbeeld omdat je zowel aan particulieren als aan bedrijven levert? Vraag het je boekhouder of kijk bij de Belastingdienst onder btw-aangifte.

Vooral particuliere klanten, direct afrekenen: meestal kasstelsel
Vooral zakelijke klanten, facturen op termijn: factuurstelsel
Mix van beide: vraag het na bij je boekhouder of de Belastingdienst

Wat betekent het voor je btw-aangifte?

Het belangrijkste praktische gevolg is de timing van je btw. Op het factuurstelsel kan het gebeuren dat je btw moet afdragen over een factuur die de klant nog niet heeft betaald. Je schiet die btw dan even voor. Op het kasstelsel overkomt je dat niet: je draagt pas btw af als het geld binnen is. Aan het einde van de streep maakt het niet uit hoeveel btw je in totaal betaalt, alleen wanneer. Over een heel jaar gezien komt het op hetzelfde neer. Het verschil voel je vooral per kwartaal, zeker als je klanten traag betalen.

Voor- en nadelen op een rij

Geen van beide stelsels is objectief beter. Het hangt af van je situatie en, eerlijk gezegd, vaak van wat verplicht is. Toch helpt het om de afweging te zien.

Factuurstelsel, voordeel: je administratie volgt je facturen, overzichtelijk
Factuurstelsel, nadeel: je draagt btw soms af voordat de klant betaalt
Kasstelsel, voordeel: je betaalt btw pas als het geld er is, prettig voor je cashflow
Kasstelsel, nadeel: je kosten en voorbelasting tellen ook pas bij betaling mee

Hoe houd je het simpel bij?

Je hoeft de stelsels niet uit je hoofd te kennen om je administratie te laten kloppen. Het belangrijkste is dat je consequent hetzelfde stelsel aanhoudt en weet welke voor jou geldt. In appjeboekhouding stel je je btw-stelsel een keer in. In je financieel overzicht kun je daarna schakelen tussen gefactureerd en ontvangen, zodat je in gewone taal ziet wat je omzet, kosten en btw zijn volgens het juiste stelsel. Open inkoopfacturen die je nog moet betalen tellen op het kasstelsel pas mee zodra je ze afvinkt als betaald. Zo klopt je btw zonder dat je er een boekhoudcursus voor nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen kasstelsel en factuurstelsel?▾

Bij het factuurstelsel tellen omzet en btw mee op de factuurdatum, ook als de klant later betaalt. Bij het kasstelsel tellen ze pas mee als het geld daadwerkelijk binnenkomt of de deur uitgaat. Het verschil zit dus alleen in de timing.

Welk stelsel moet ik als ZZP'er gebruiken?▾

Dat hangt af van je onderneming. Lever je vooral aan particulieren en reken je direct af, dan is het kasstelsel meestal verplicht. Werk je vooral voor zakelijke klanten met facturen op termijn, dan geldt het factuurstelsel. Twijfel je, vraag het je boekhouder of de Belastingdienst.

Maakt het stelsel uit voor hoeveel btw ik betaal?▾

Nee, over een heel jaar betaal je hetzelfde bedrag aan btw. Alleen het moment waarop je het afdraagt verschilt. Op het factuurstelsel kun je btw voorschieten voordat de klant betaalt, op het kasstelsel niet.

Mag ik zelf kiezen tussen kasstelsel en factuurstelsel?▾

Niet altijd. Voor sommige ondernemers, zoals winkels en kappers, is het kasstelsel verplicht. Voor anderen is het factuurstelsel de standaard. Overleg met je boekhouder of je mag wisselen.

Hoe weet ik welk stelsel ik nu gebruik?▾

Kijk in je boekhouding of vraag het je boekhouder. In appjeboekhouding stel je het btw-stelsel een keer in en zie je je cijfers volgens dat stelsel, met de mogelijkheid om te schakelen tussen gefactureerd en ontvangen.

Je btw-overzicht zonder gepuzzel

appjeboekhouding houdt je omzet, kosten en btw bij volgens jouw stelsel. Schakel tussen gefactureerd en ontvangen, zie je btw per rubriek en kopieer alles in een tik voor je aangifte. Gratis te proberen.

Begin via WhatsApp

Verder lezen

Je eerste factuur maken als ZZP'er: stap voor stap Factuur sjabloon voor ZZP'ers: voorbeeld, checklist en gratis opties Boekhouding ZZP zelf doen: het mag, het kan, en het hoeft niet duur te zijn Btw-aangifte voor de eerste keer Btw terugvragen als ZZP'er Kasstelsel (begrip)Functies: boekhouding