Btw terugvragen als ZZP'er: voorbelasting simpel uitgelegd
Je betaalt zelf ook btw: op materiaal bij de groothandel, op brandstof, op gereedschap en op je telefoonabonnement. Het goede nieuws is dat je die btw grotendeels mag terugvragen van de Belastingdienst. Dat heet voorbelasting. In deze gids zie je welke btw je wel en niet mag aftrekken, waarom je bonnen bewaren zo belangrijk is, en hoe je het netjes in je aangifte verwerkt, zonder boekhoudkennis.
Wat is voorbelasting?
Voorbelasting is de btw die je zelf betaalt op je zakelijke inkopen. Koop je voor 100 euro gereedschap, dan reken je 21 euro btw af. Die 21 euro mag je terugvragen, zodat het gereedschap je netto 100 euro kost.
Het idee achter btw is dat je per saldo alleen afdraagt over jouw eigen toegevoegde waarde. Daarom trek je de btw die je zelf betaalt af van de btw die je over je omzet rekent. Wat overblijft, is wat je echt aan de Belastingdienst betaalt.
Welke btw mag je terugvragen?
Je mag de btw terugvragen op alles wat je zakelijk koopt en gebruikt. Voor een ondernemer gaat het vaak om dezelfde dingen.
Materiaal en onderdelen bij de groothandel
Gereedschap en machines
Brandstof en onderhoud van je bedrijfsbus
Werkkleding met bedrijfslogo
Telefoon, internet en software voor je werk
Verzekeringen en abonnementen die zakelijk zijn
Een zakelijke maaltijd of cursus (let op de regels per soort)
Wat mag je niet of maar deels aftrekken?
Niet alles is volledig aftrekbaar. Een paar veelvoorkomende uitzonderingen. Privé-uitgaven horen er sowieso niet bij: koop je iets voor thuis, dan vraag je daar geen btw over terug. Eten en drinken buiten de deur (een lunch in een restaurant) is voor de btw beperkt of niet aftrekbaar. Gebruik je je auto of telefoon deels privé, dan mag je alleen het zakelijke deel terugvragen.
Twijfel je of iets zakelijk is? Een simpele vuistregel: kun je uitleggen dat je het nodig hebt om je werk te doen? Dan is het meestal aftrekbaar. Houd in de gaten dat de regels per kostensoort verschillen; bij twijfel staat het uitgelegd bij de Belastingdienst of vraag je het je boekhouder.
Geen bon, geen aftrek
De belangrijkste regel: om btw terug te vragen heb je een geldige bon of factuur nodig waarop de btw staat vermeld. Een pinafschrift alleen is niet genoeg. Raak je je bonnetjes kwijt, dan raak je dus ook je aftrek kwijt.
Dit is waar veel ondernemers geld laten liggen. Bonnen verdwijnen in de werkbroek of de bus. Maak er daarom meteen een foto van. In appjeboekhouding fotografeer je een bon en worden het bedrag, de leverancier en de btw automatisch herkend en vastgelegd. Zo staat je voorbelasting compleet klaar voor je aangifte.
Kerstpakket, personeelsuitje of relatiegeschenk: de grens van €227
Geef je je personeel een kerstpakket, neem je ze mee op een uitje zoals karten of bowlen, of geef je een klant een relatiegeschenk? Dan mag je de btw alleen aftrekken als je per persoon per jaar niet meer dan €227 exclusief btw uitgeeft. Dat heet het BUA (Besluit uitsluiting aftrek).
Ga je voor iemand over die grens heen, dan vervalt de aftrek voor die persoon over het hele bedrag, niet alleen over het deel erboven. Bij een gift of relatiegeschenk aan een ontvanger die het zelf gekocht 30% of meer btw zou kunnen aftrekken, geldt de grens niet. Voor personeel geldt de grens altijd.
Btw betaald in Duitsland of een ander EU-land
Tank je in Duitsland of koop je gereedschap over de grens, dan staat er buitenlandse btw op de bon. Die btw vraag je niet terug in je gewone Nederlandse btw-aangifte, maar met een apart verzoek: Teruggaaf van btw uit andere EU-landen, dat je via de Nederlandse Belastingdienst indient. Dat kan als je bedrijf in Nederland gevestigd is en je in dat andere land zelf geen btw-aangifte doet.
Het verzoek moet binnen zijn voor 1 oktober van het jaar na het jaar waarin je de btw betaalde. Het besluit krijg je van de belastingdienst van het land waar je de btw betaalde. Bewaar dus de bon of factuur met de buitenlandse btw erop.
Bon zonder je naam erop: tot €100 mag dat
Is het bedrag €100 of minder (inclusief btw), dan mag de verkoper een vereenvoudigde factuur geven, zoals een kassabon. Daarop staan de datum, naam en adres van de verkoper, wat je kocht en de btw, maar jouw naam hoeft er niet op.
Is het bedrag hoger, dan hoort op de factuur ook jouw naam als afnemer, naast de andere factuurgegevens. Staat je naam er niet op, vraag de groothandel of winkel dan om een factuur op naam van je bedrijf. Zo staat de btw die je terugvraagt op een factuur die aan de eisen voldoet.
Tweedehands kopen van een particulier: inkoopverklaring, geen btw terug
Een particulier rekent geen btw en geeft geen factuur met btw. Btw aftrekken kan alleen met een factuur waarop btw staat, dus bij tweedehands kopen van een particulier krijg je geen btw terug.
Voor je boekhouding maak je bij tweedehands kopen van een particulier zelf het bewijs: een inkoopverklaring (of inkoopbon) die de verkoper ondertekent. Je boekt de aankoop voor het hele bedrag met 0 euro btw en bewaart de verklaring erbij.
Op de inkoopverklaring bij tweedehands kopen van een particulier zet je de leverdatum, je bedrijfsnaam en adres, naam en adres van de verkoper, een duidelijke omschrijving (bij een auto of bus het kenteken), het aantal en het bedrag.
Verkoop je als handelaar in gebruikte spullen door wat je tweedehands van een particulier kocht, dan mag je de margeregeling toepassen: btw alleen over je winstmarge, het verschil tussen verkoopprijs en inkoopprijs. Vanaf €500 bij een verkoper is de inkoopverklaring dan verplicht.
Tip voor je boekhouding bij tweedehands kopen van een particulier: betaal per bank vanaf je zakelijke rekening in plaats van contant. Dan heb je naast de ondertekende inkoopverklaring ook een betaling die je aankoop bevestigt.
Zo verwerk je het in je aangifte
In je btw-aangifte vul je twee dingen in: de btw die je over je omzet hebt gerekend, en de voorbelasting die je terugvraagt. Het verschil is wat je betaalt of terugkrijgt.
Heb je een kwartaal weinig omzet maar veel ingekocht, bijvoorbeeld een dure machine? Dan kan het zijn dat je per saldo btw terugkrijgt. Houd je administratie per kwartaal bij, dan staat dit overzicht zo klaar. appjeboekhouding toont je btw per rubriek, inclusief de voorbelasting uit je bonnen, zodat je het in een tik kunt overnemen of aan je boekhouder kunt geven.
Veelgestelde vragen
Welke btw mag ik als ZZP'er terugvragen?▾
De btw op al je zakelijke inkopen: materiaal, gereedschap, brandstof, telefoon, software en zakelijke abonnementen. Die btw heet voorbelasting en trek je af van de btw over je omzet.
Kan ik btw terugvragen zonder bon?▾
Nee. Je hebt een geldige bon of factuur nodig waarop de btw staat. Een pinafschrift is niet voldoende. Maak daarom meteen een foto van je bonnen, zodat je je aftrek niet misloopt.
Kan ik btw terugvragen als ik iets tweedehands koop van een particulier?▾
Nee. Een particulier rekent geen btw en geeft geen factuur met btw, dus er is niets om terug te vragen. Leg de aankoop vast met een inkoopverklaring die de verkoper ondertekent: datum, naam en adres van jou en van de verkoper, omschrijving, aantal en bedrag. Verkoop je het als handelaar in gebruikte goederen weer door, dan kan de margeregeling gelden; vanaf €500 bij een verkoper is de inkoopverklaring dan verplicht.
Mag ik de btw op een zakenlunch aftrekken?▾
Eten en drinken buiten de deur is voor de btw beperkt of niet aftrekbaar. De regels verschillen per situatie; controleer het bij de Belastingdienst of vraag je boekhouder. Materiaal en gereedschap zijn wel gewoon aftrekbaar.
Krijg ik btw terug als ik weinig omzet had?▾
Dat kan. Als je in een kwartaal meer btw op inkopen hebt betaald dan je over je omzet hebt gerekend, krijg je het verschil terug van de Belastingdienst. Dat gebeurt bijvoorbeeld na een grote investering.
Kan ik voorbelasting terugvragen met de KOR?▾
Nee. Onder de Kleineondernemersregeling reken je geen btw aan je klanten en kun je ook geen voorbelasting terugvragen. Het is dus een afweging: geen btw-gedoe, maar ook geen aftrek op je inkopen.
Laat geen btw liggen
Fotografeer je bon en appjeboekhouding herkent bedrag, leverancier en btw automatisch. Je voorbelasting staat compleet klaar voor je aangifte, met je btw netjes per rubriek. Gratis te proberen.