Btw terugvragen als ZZP'er: voorbelasting simpel uitgelegd

Je betaalt zelf ook btw: op materiaal bij de groothandel, op brandstof, op gereedschap en op je telefoonabonnement. Het goede nieuws is dat je die btw grotendeels mag terugvragen van de Belastingdienst. Dat heet voorbelasting. In deze gids zie je welke btw je wel en niet mag aftrekken, waarom je bonnen bewaren zo belangrijk is, en hoe je het netjes in je aangifte verwerkt, zonder boekhoudkennis.

Wat is voorbelasting?

Voorbelasting is de btw die je zelf betaalt op je zakelijke inkopen. Koop je voor 100 euro gereedschap, dan reken je 21 euro btw af. Die 21 euro mag je terugvragen, zodat het gereedschap je netto 100 euro kost. Het idee achter btw is dat je per saldo alleen afdraagt over jouw eigen toegevoegde waarde. Daarom trek je de btw die je zelf betaalt af van de btw die je over je omzet rekent. Wat overblijft, is wat je echt aan de Belastingdienst betaalt.

Welke btw mag je terugvragen?

Je mag de btw terugvragen op alles wat je zakelijk koopt en gebruikt. Voor een vakmens gaat het vaak om dezelfde dingen.

Materiaal en onderdelen bij de groothandel
Gereedschap en machines
Brandstof en onderhoud van je bedrijfsbus
Werkkleding met bedrijfslogo
Telefoon, internet en software voor je werk
Verzekeringen en abonnementen die zakelijk zijn
Een zakelijke maaltijd of cursus (let op de regels per soort)

Wat mag je niet of maar deels aftrekken?

Niet alles is volledig aftrekbaar. Een paar veelvoorkomende uitzonderingen. Privé-uitgaven horen er sowieso niet bij: koop je iets voor thuis, dan vraag je daar geen btw over terug. Eten en drinken buiten de deur (een lunch in een restaurant) is voor de btw beperkt of niet aftrekbaar. Gebruik je je auto of telefoon deels privé, dan mag je alleen het zakelijke deel terugvragen. Twijfel je of iets zakelijk is? Een simpele vuistregel: kun je uitleggen dat je het nodig hebt om je werk te doen? Dan is het meestal aftrekbaar. Houd in de gaten dat de regels per kostensoort verschillen; bij twijfel staat het uitgelegd bij de Belastingdienst of vraag je het je boekhouder.

Geen bon, geen aftrek

De belangrijkste regel: om btw terug te vragen heb je een geldige bon of factuur nodig waarop de btw staat vermeld. Een pinafschrift alleen is niet genoeg. Raak je je bonnetjes kwijt, dan raak je dus ook je aftrek kwijt. Dit is waar veel vakmensen geld laten liggen. Bonnen verdwijnen in de werkbroek of de bus. Maak er daarom meteen een foto van. In appjeboekhouding fotografeer je een bon en worden het bedrag, de leverancier en de btw automatisch herkend en vastgelegd. Zo staat je voorbelasting compleet klaar voor je aangifte.

Zo verwerk je het in je aangifte

In je btw-aangifte vul je twee dingen in: de btw die je over je omzet hebt gerekend, en de voorbelasting die je terugvraagt. Het verschil is wat je betaalt of terugkrijgt. Heb je een kwartaal weinig omzet maar veel ingekocht, bijvoorbeeld een dure machine? Dan kan het zijn dat je per saldo btw terugkrijgt. Houd je administratie per kwartaal bij, dan staat dit overzicht zo klaar. appjeboekhouding toont je btw per rubriek, inclusief de voorbelasting uit je bonnen, zodat je het in een tik kunt overnemen of aan je boekhouder kunt geven.

Veelgestelde vragen

Welke btw mag ik als ZZP'er terugvragen?▾

De btw op al je zakelijke inkopen: materiaal, gereedschap, brandstof, telefoon, software en zakelijke abonnementen. Die btw heet voorbelasting en trek je af van de btw over je omzet.

Kan ik btw terugvragen zonder bon?▾

Nee. Je hebt een geldige bon of factuur nodig waarop de btw staat. Een pinafschrift is niet voldoende. Maak daarom meteen een foto van je bonnen, zodat je je aftrek niet misloopt.

Mag ik de btw op een zakenlunch aftrekken?▾

Eten en drinken buiten de deur is voor de btw beperkt of niet aftrekbaar. De regels verschillen per situatie; controleer het bij de Belastingdienst of vraag je boekhouder. Materiaal en gereedschap zijn wel gewoon aftrekbaar.

Krijg ik btw terug als ik weinig omzet had?▾

Dat kan. Als je in een kwartaal meer btw op inkopen hebt betaald dan je over je omzet hebt gerekend, krijg je het verschil terug van de Belastingdienst. Dat gebeurt bijvoorbeeld na een grote investering.

Kan ik voorbelasting terugvragen met de KOR?▾

Nee. Onder de Kleineondernemersregeling reken je geen btw aan je klanten en kun je ook geen voorbelasting terugvragen. Het is dus een afweging: geen btw-gedoe, maar ook geen aftrek op je inkopen.

Laat geen btw liggen

Fotografeer je bon en appjeboekhouding herkent bedrag, leverancier en btw automatisch. Je voorbelasting staat compleet klaar voor je aangifte, met je btw netjes per rubriek. Gratis te proberen.

Begin via WhatsApp

Verder lezen

Je eerste factuur maken als ZZP'er: stap voor stap Factuur sjabloon voor ZZP'ers: voorbeeld, checklist en gratis opties Boekhouding ZZP zelf doen: het mag, het kan, en het hoeft niet duur te zijn Btw-aangifte voor de eerste keer Aftrekposten voor ZZP'ers Voorbelasting (begrip)Functies: bonnen en uitgaven