Reiskosten in je boekhouding: wat mag je aftrekken?
Rijd je met je eigen auto, een auto van de zaak, lease, OV of de fiets? De regels verschillen per situatie: soms geldt de km-aftrek van 0,25 euro per kilometer, soms juist kostenaftrek met bijtelling. Beantwoord een paar vragen en zie precies wat je registreert en wat je mag aftrekken.
Waar gaat het om?
Waarom dit uitmaakt
De grootste valkuil bij reiskosten is de mix van twee regimes. De km-aftrek (€0,25 per zakelijke kilometer in 2026) geldt alleen voor een privé-vervoermiddel: je eigen of privé geleasede auto, motor of fiets. Staat de auto op de zaak, dan trek je juist de werkelijke kosten af en krijg je met bijtelling te maken als je er meer dan 500 kilometer per jaar privé mee rijdt. Beide tegelijk kan nooit.
Met appjeboekhouding app je na de rit waar je heen reed. Je assistent legt de rit vast volgens de regels die bij jouw vervoermiddel horen, zodat je administratie klopt zonder lijstjes.
Alle regels op een rij
Liever alles nalezen? Dit zijn dezelfde regels die de configurator gebruikt, per situatie uitgeschreven.
Privé-auto, zakelijk gebruikt
Situatie
Je rijdt zakelijke ritten in een auto die privé van jou is: privé gekocht, op jouw naam, niet op de zaak. Staat je auto wél op de zaak? Dan geldt deze regel niet en is er geen km-aftrek.
Wat registreer je?
Per zakelijke rit: datum, vertrek en bestemming, doel of klant, en het aantal kilometers. Woon-werkritten tellen voor de inkomstenbelasting ook als zakelijk, dus registreer die net zo. Boek verder geen autokosten als zakelijke kosten. Wil je btw terugvragen op onderhoud en gebruik: bewaar die bonnen en houd de verhouding zakelijk/privé bij (voor de btw telt woon-werk juist als privé).
Fiscale behandeling
De auto is en blijft PRIVÉ. Je trekt per zakelijke kilometer € 0,25 af van je winst (tarief 2026); dat is je enige aftrek. Alle andere autokosten (brandstof, verzekering, onderhoud, parkeren, tol, wegenbelasting, afschrijving) trek je NIET apart af: die zitten volgens de Belastingdienst al in dat bedrag per kilometer. Er is geen bijtelling, want de auto is niet van de zaak. De btw op onderhoud en gebruik mag je wél deels aftrekken, naar rato van het btw-belaste zakelijke gebruik; voor de btw telt woon-werkverkeer als privégebruik.
Private lease
Situatie
Je hebt een private-leaseauto (leasecontract op jouw privénaam) en rijdt daarmee zakelijke ritten.
Wat registreer je?
Precies hetzelfde als bij een eigen privé-auto: per zakelijke rit datum, bestemming, doel en kilometers (woon-werk telt voor de inkomstenbelasting mee als zakelijk). Boek de leasetermijnen, brandstof en andere autokosten NIET als zakelijke kosten.
Fiscale behandeling
Private lease = PRIVÉ. De Belastingdienst behandelt een vervoermiddel dat je privé huurt hetzelfde als privé-eigendom: € 0,25 aftrek per zakelijke kilometer, en verder niets. De leasetermijnen zijn dus NIET zakelijk aftrekbaar; ze zitten in het km-tarief verwerkt. Geen bijtelling. Heeft je contract een koopoptie of eigendomsoverdracht (financial-lease-achtig)? Leg dat even voor aan je boekhouder.
Auto van de zaak (met bijtelling)
Situatie
De auto is ondernemingsvermogen (op de zaak gekocht of via financial lease) en je rijdt op jaarbasis meer dan 500 km privé, of je houdt het niet bij.
Wat registreer je?
Alle autokosten zakelijk boeken: brandstof, onderhoud, verzekering, wegenbelasting, afschrijving, parkeren, tol. Leg de cataloguswaarde vast. Belangrijk: je registreert hier juist je PRIVÉ-gebruik, niet je zakelijke kilometers; km-aftrek bestaat voor deze auto niet. Voor de jaarlijkse btw-correctie: houd de verhouding privé/totaal bij (woon-werk telt voor de btw als privé); zonder administratie geldt het btw-forfait.
Fiscale behandeling
De auto is ZAKELIJK. Alle autokosten zijn aftrekbaar van de winst. Er is GEEN aftrek per kilometer: het km-tarief (€ 0,25 in 2026) geldt alleen voor privé-vervoermiddelen, nooit voor een auto van de zaak. Omdat je meer dan 500 km per jaar privé rijdt, tel je jaarlijks een bijtelling voor privégebruik bij je winst op (het bijtellingspercentage van dat jaar over de cataloguswaarde; voor de exacte percentages: belastingdienst.nl). Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting als zakelijk en telt dus niet mee voor die 500 km-grens. Btw: je trekt btw op aanschaf, gebruik en onderhoud af en betaalt jaarlijks een btw-correctie voor privégebruik.
Auto van de zaak, max 500 km privé
Situatie
De auto is ondernemingsvermogen en je rijdt er op jaarbasis maximaal 500 km privé mee, en je kunt dat aantonen.
Wat registreer je?
Een sluitende rittenregistratie over het hele jaar: per rit datum, begin- en eindkilometerstand, vertrek- en aankomstadres, afwijkende route, en zakelijk of privé. Daarnaast alle autokosten zakelijk boeken en de privé/totaal-verhouding bewaren voor de btw.
Fiscale behandeling
De auto is ZAKELIJK. Alle autokosten zijn aftrekbaar; er is GEEN km-aftrek (die geldt alleen voor privé-vervoermiddelen). Er is ook GEEN bijtelling, maar alleen zolang je met een sluitende rittenregistratie aantoont dat je maximaal 500 km per jaar privé rijdt. Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting als zakelijk en snoept dus niets van die 500 km af. Let op de btw: woon-werk is voor de btw wél privégebruik, dus daarvoor kan alsnog een jaarlijkse btw-correctie gelden.
Zakelijke lease
Situatie
Je leaset een auto via je onderneming: financial lease (koopachtig, jij wordt economisch eigenaar) of operational lease (huurachtig, de maatschappij blijft eigenaar).
Wat registreer je?
Financial lease: de auto op de balans, afschrijven, leasetermijnen splitsen in aflossing en rente. Operational lease: de termijnen als zakelijke kosten boeken. In beide gevallen: brandstof en overige autokosten zakelijk boeken, en je privégebruik registreren (sluitende rittenregistratie als je onder de 500 km privé wilt blijven).
Fiscale behandeling
Beide vormen: de auto is ZAKELIJK, dus GEEN km-aftrek (die is er alleen voor privé-vervoermiddelen). Financial lease behandel je als een gekochte auto van de zaak; operational lease is huur en de termijnen zijn gewoon kosten. In beide gevallen gelden de auto-van-de-zaak-regels voor privégebruik: bijtelling bij meer dan 500 km privé per jaar (tenzij aantoonbaar minder) en de jaarlijkse btw-correctie.
OV, taxi of vliegtuig
Situatie
Je reist zakelijk met openbaar vervoer, taxi of vliegtuig (geen eigen vervoermiddel).
Wat registreer je?
Bewaar de vervoersbewijzen, facturen of OV-transactieoverzichten en leg per reis het zakelijke doel vast (klant, afspraak, project). Boek de werkelijke kosten als zakelijke reiskosten.
Fiscale behandeling
Volledig ZAKELIJK: 100% van de werkelijke kosten is aftrekbaar van de winst. Hier geldt geen km-tarief; dat tarief geldt alleen voor ritten met een vervoermiddel dat privé van jou is (een auto, motor of fiets die niet op de zaak staat). Heb je een auto van de zaak, dan geldt het km-tarief ook niet: dan trek je de werkelijke autokosten af en geldt bijtelling bij privégebruik. Woon-werk met OV is voor de inkomstenbelasting ook zakelijk. Btw op Nederlandse vervoerbewijzen kun je aftrekken bij zakelijk gebruik; let op: woon-werk telt voor de btw (anders dan voor de inkomstenbelasting) als privé, dus btw op woon-werk-OV vraag je niet terug.
Eigen fiets, motor of scooter
Situatie
Je rijdt zakelijke ritten op je eigen (privé) fiets, e-bike, motor of scooter.
Wat registreer je?
Per zakelijke rit: datum, bestemming, doel en kilometers; woon-werk telt voor de inkomstenbelasting mee als zakelijk. De aanschaf, het onderhoud en de verzekering boek je NIET als zakelijke kosten.
Fiscale behandeling
Het vervoermiddel blijft PRIVÉ. Je trekt per zakelijke kilometer € 0,25 af van je winst; de Belastingdienst noemt de privé-auto, privé-motor en privé-fiets expliciet, dus het tarief geldt ook voor je eigen fiets, e-bike, motor of scooter. Andere kosten (aanschaf, onderhoud, verzekering, parkeren) zitten in dat tarief. Let op: een vervoermiddel dat je op de zaak koopt (fiets of auto) is een gewoon bedrijfsmiddel: dan trek je de werkelijke kosten af en is er geen km-aftrek.
Deelauto of huurauto
Situatie
Je gebruikt een deelauto of losse huurauto voor zakelijke ritten.
Wat registreer je?
Huur op naam van de zaak voor een zakelijke rit: factuur en brandstofbonnen bewaren, doel vastleggen, werkelijke kosten zakelijk boeken. Privé-deelabonnement of privé gehuurd: registreer alleen de zakelijke kilometers (zoals bij een privé-auto). Langdurig zakelijk huren met ook privégebruik: privé-kilometers of rittenregistratie bijhouden zoals bij een auto van de zaak.
Fiscale behandeling
Drie smaken, houd ze uit elkaar. (1) Losse huur of deelauto via de ZAAK, alleen zakelijk gebruikt: werkelijke kosten volledig aftrekbaar, btw aftrekbaar, geen km-aftrek. (2) PRIVÉ gehuurd of een privé-deelabonnement, zakelijk gebruikt: dat is een privé gehuurd vervoermiddel, dus € 0,25 per zakelijke kilometer en de huurkosten zelf niet aftrekken. (3) Langdurig via de zaak gehuurd en ook privé gebruikt: dan gelden de auto-van-de-zaak-regels (bijtelling boven 500 km privé per jaar). Structureel huren met privégebruik? Leg de knip even voor aan je boekhouder.
Woon-werkverkeer
Situatie
Ritten tussen je woning en een vaste werkplek of vaste klantlocatie, als IB-ondernemer (zzp).
Wat registreer je?
Tel woon-werk-kilometers gewoon mee als zakelijke kilometers in je ritadministratie voor de inkomstenbelasting. Houd het aantal woon-werk-kilometers per jaar wél apart zichtbaar, want voor de btw tellen ze als privé.
Fiscale behandeling
Zelfde rit, twee behandelingen. Voor de INKOMSTENBELASTING is woon-werk ZAKELIJK: met een privé-vervoermiddel tellen die kilometers mee voor de € 0,25-aftrek, en bij een auto van de zaak tellen ze NIET mee voor de 500 km-privégrens van de bijtelling. Voor de BTW is woon-werk juist PRIVÉ: bij een privé-auto verlagen die kilometers je btw-aftrek op onderhoud en gebruik, en bij een auto van de zaak verhogen ze de jaarlijkse btw-correctie.
Parkeren, tol of veer (privé-vervoermiddel)
Situatie
Parkeer-, tol- of veerkosten tijdens een zakelijke rit met een vervoermiddel dat fiscaal privé is: een auto, motor of fiets die je privé hebt gekocht of privé least, en die niet op de zaak staat. Staat je auto op de zaak of lease je zakelijk? Dan geldt deze regel NIET (zie de zaak-variant).
Wat registreer je?
Boek deze kosten NIET als zakelijke kosten; registreer alleen de zakelijke kilometers van de rit zelf. Bewaar de bon als je de kosten wilt doorbelasten aan je klant (dat is omzet op je factuur, geen kostenaftrek).
Fiscale behandeling
Bij een privé-vervoermiddel NIET apart aftrekbaar: het km-tarief (€ 0,25 in 2026) dekt álle autokosten, en de Belastingdienst noemt tol en parkeren daarbij expliciet. Ze tóch als kosten boeken maakt je aangifte onjuist. Doorbelasten aan de klant mag altijd, maar dat is omzet en staat los van je eigen aftrek. Vuistregel bij twijfel: betaal je de auto en alle autokosten vanuit je onderneming, dan is hij van de zaak; anders privé.
Parkeren, tol of veer (auto van de zaak)
Situatie
Parkeer-, tol- of veerkosten met een auto van de zaak of zakelijke lease. Dit geldt alleen als de auto van je onderneming is (op de zaak of zakelijk leasecontract). Rijd je in je privé-auto? Dan geldt deze regel niet: dan zitten deze kosten al in het km-tarief.
Wat registreer je?
Bon of factuur bewaren en als zakelijke autokosten boeken, net als brandstof en onderhoud.
Fiscale behandeling
Gewoon ZAKELIJKE autokosten: volledig aftrekbaar van de winst. Heb je bijtelling, dan is het privégebruik daarmee al verrekend. Rijd je aantoonbaar minder dan 500 km privé per jaar en heb je dus geen bijtelling? Ook dan blijven deze kosten volledig aftrekbaar. Met een auto van de zaak gebruik je nooit het km-tarief per kilometer; die aftrek bestaat alleen voor wie met een privé-vervoermiddel zakelijk rijdt. Btw op parkeerkosten is aftrekbaar voor zover de auto voor belaste omzet wordt gebruikt (straatparkeren is onbelast, parkeergarages meestal met btw).
Auto op de zaak of privé houden?
Situatie
De auto wordt gemengd zakelijk en privé gebruikt, of je bent net gestart en weet nog niet hoe de verhouding uitpakt: moet de auto op de zaak, moet hij privé blijven, of mag je kiezen?
Wat registreer je?
Houd (zeker het eerste jaar) een ritadministratie bij zodat je de werkelijke verhouding zakelijk/privé kent: die bepaalt of je überhaupt een keuze hebt. Leg de gemaakte keuze vast in de eerste aangifte inkomstenbelasting waarin de auto voorkomt.
Fiscale behandeling
Soms MOET het en is er geen keuze. Verplicht ZAKELIJK: bij 90% of meer zakelijk gebruik, of als je meer zakelijke dan privé-kilometers rijdt én maximaal 500 km privé per jaar. Verplicht PRIVÉ: bij 90% of meer privégebruik. Alles daartussen is keuzevermogen: jij kiest zakelijk (alle kosten aftrekken, bijtelling boven 500 km privé, geen km-aftrek) of privé (alleen € 0,25 per zakelijke kilometer, geen kostenaftrek, geen bijtelling). Je mag de keuze herzien tot de aanslag over het keuzejaar definitief vaststaat; daarna zit je eraan vast. De btw staat hier los van. Dit is een beslissing met meerjarige gevolgen: reken beide routes door of leg het voor aan je boekhouder of de Belastingdienst.
Reiskosten doorbelasten aan je klant
Situatie
Je belast reiskosten door aan je klant op de factuur: kilometers, OV-tickets, parkeerkosten, verblijf.
Wat registreer je?
Zet de doorbelaste reiskosten als aparte factuurregel(s) op de factuur; dat bedrag is OMZET, geen negatieve kosten. Je eigen kant registreer je daarnaast gewoon volgens de regel die bij jouw vervoermiddel hoort; wat de klant vergoedt verandert daar niets aan.
Fiscale behandeling
Doorbelaste reiskosten zijn gewoon OMZET. Je berekent btw over het totaalbedrag dat je de klant in rekening brengt, inclusief reiskosten, tegen het btw-tarief van je hoofdprestatie (dus ook als je zelf een treinkaartje met laag tarief kocht). Doorbelasten kan ALTIJD, ongeacht of je auto privé of van de zaak is: het is een prijsafspraak met je klant en verandert niets aan je eigen aftrek. Het tarief dat je rekent mag je zelf kiezen (vaak het km-tarief, maar meer of minder mag ook).
Dit legt de regels uit; exacte bedragen en je eigen situatie check je bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Ritten vastleggen zonder lijstjes
App na de klus waar je heen reed. appjeboekhouding rekent de kilometers uit en legt de rit vast volgens de regels van jouw vervoermiddel.